Supplier policy IBSA Foundation

INFORMATIVA PER IL PERSONALE / COLLABORATORI DEL FORNITORE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

1.1  Premesse
Premesso che
Fondazione IBSA per la ricerca scientifica sta per costituire ovvero ha già in essere un rapporto contrattuale con i propri fornitori e collaboratori
ai sensi della normativa vigente in tema di protezione dei dati personali,
il Titolare del trattamento è la persona, fisica o giuridica, cui competono le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; in relazione ai dati personali dei dipendenti del Fornitore utilizzati dalla nostra società per la propria gestione del rapporto d’affari con il Fornitore è la Fondazione IBSA per la ricerca scientifica a qualificarsi come Titolare del trattamento di tali dati;
per “interessato” si intende la persona fisica cui appartengono i dati personali, escludendosi così la persona giuridica;
grava sul Titolare l’obbligo di informare preventivamente l’interessato e la persona presso la quale sono raccolti i dati personali circa il trattamento degli stessi;
nel caso di rapporti tra persone giuridiche, l’informativa agli eventuali interessati coinvolti nel relativo trattamento – allorché prestino attività lavorativa o professionale o collaborino con il Fornitore ed i cui dati possano comunque essere comunicati, conosciuti e/o trattati dal Titolare in esecuzione e nello svolgimento del rapporto principale – è rilasciata dal Titolare per il tramite del Fornitore medesimo;
il Fornitore si impegna a garantire all’interessato la piena conoscibilità degli elementi essenziali di questa informativa
Tutto ciò premesso Fondazione IBSA per la ricerca scientifica, con sede legale in Via del Piano 6926  Montagnola – Collina d’Oro, in qualità di Titolare del trattamento, informa gli interessati su quali siano le finalità e modalità del trattamento dei dati personali raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento.
1.2      Finalità del trattamento dei dati personali
Desideriamo informarla che Fondazione IBSA per la ricerca scientifica in qualità di Titolare del trattamento (di seguito “Società” o “Titolare”), tratta i dati personali dei soggetti interessati per la sola finalità dell’esecuzione e gestione della erogazione di servizi, anche professionali e qualificati, nonché per finalità ad essa strettamente correlate.
1.3      Dati oggetto di trattamento
Sono oggetto di trattamento i dati identificativi e di contatto del personale del fornitore con cui la Società è in contatto ai fini dell’erogazione del servizio che coinvolge il fornitore e necessari per l’esecuzione e gestione del rapporto contrattuale tra Titolare e Fornitore stesso.
1.4      Modalità di trattamento
I dati personali sono utilizzati oltre che con mezzi elettronici anche con strumenti non automatizzati.
1.5      Ambito di circolazione dei dati
I dati possono essere utilizzati da personale della Società cui è stato assegnato uno specifico ruolo e a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative, nonché da aziende terze che svolgono attività strumentali per conto del Titolare, queste ultime agiscono in qualità di responsabili esterni del trattamento e sotto la direzione ed il controllo del Titolare.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile inoltrando richiesta a privacy@ibsa.ch.
1.6      Comunicazione dei dati
Inoltre, i dati potranno essere comunicati anche alle altre società del gruppo con cui sussistono appositi accordi in ragione delle finalità di trattamento condivise, per finalità amministrativo-contabili e da queste essere utilizzate per le medesime finalità, agli enti pubblici per gli adempimenti di legge, nonché a soggetti e società terze, quali banche, istituti di credito e società strettamente connesse alla riscossione del credito; consulenti legali e di settore, revisori contabili; di recupero del credito, di amministrazione e consulenza contrattuale. Le entità terze indicate agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.
Ulteriori informazioni sui nominativi delle singole aziende del gruppo ovvero sulle categorie dei soggetti destinatari dei dati sono ottenibili scrivendo a privacy@ibsa.ch.
1.7      Non diffusione dei dati
I dati personali non sono oggetto di diffusione a destinatari indeterminati.
1.8      Trasferimento di dati all’estero
I dati personali possono essere oggetto di trasferimenti in paesi esteri in cui la nostra società ha filiali.
1.9      Tempo di conservazione dei dati
I dati saranno conservati per la durata dell’intero rapporto contrattuale e comunque sino al termine prescrizionale e di legge nel rispetto dei diritti e in ottemperanza degli obblighi conseguenti.
1.10    Titolare del trattamento
Il Titolare è la società Fondazione IBSA per la ricerca scientifica con sede legale in Via del Piano 6926  Montagnola – Collina d’Oro, Svizzera.
1.11    Data Protection Officer
L’Azienda si avvale di un responsabile per la protezione dei dati personali (anche noto come Data Protection Officer “DPO”).
Il DPO può essere contattato tramite il seguente canale di comunicazione: mmemtsa@privintelligent.com
1.12    Diritti dell’interessato
In relazione al trattamento dei Suoi dati personali, Ella ha il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione; inoltre, si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento.
Le richieste vanno rivolte:
– via e-mail, all’indirizzo: privacy@ibsa.ch
Si ricorda che l’interessato ha anche il diritto di proporre reclamo alle Autorità preposte per la protezione dei dati personali qualora ritenga che i suoi diritti non siano stati rispettati o che non abbia ricevuto riscontro secondo legge.

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE FOR THE PERSONNEL/CONSULTANTS OF THE SUPPLIER

1.1   Introduction
Whereas
IBSA Foundation for scientific research is in the process of establishing or already has a contractual relationship with its suppliers and consultants (below the “Supplier”)
in accordance with the current legislation on personal data protection:
the Data Controller is the natural or legal person responsible for decisions regarding the purposes and methods of the processing of the personal data and the instruments used, also with respect to security. With regard to the personal data of the employees of the Supplier used by IBSA Foundation for scientific research in managing its business dealings with the Supplier, the Data Controller for that data is IBSA Foundation for scientific research;
the “data subject” means the natural person that the personal data belongs to, which cannot therefore be a legal person;
the Data Controller is required to inform the data subject and the person from whom the personal data are collected in advance about the processing of that data;
in the case of relationships between legal persons, as is currently the case between IBSA Foundation for scientific research and the Supplier, the notice to any data subjects involved in the related processing – when they provide work or professional or consultancy services to the Supplier and whose data can in any case be communicated, known and/or processed by the Data Controller in the execution and performance of the main relationship – is issued by the Controller through the Supplier;
the Supplier undertakes to ensure that the data subject is fully aware of the essential elements of this notice
In consideration of the above, IBSA Foundation for scientific research, with registered office in Via del Piano 6926  Montagnola – Collina d’Oro, Switzerland as the Data Controller, hereby notifies the data subjects about the purposes and methods of processing of the personal data collected, their scope of communication and dissemination, as well as the nature of their provision.
1.2       Purpose of the personal data processing
We wish to inform you that the company IBSA Foundation for scientific research, as the Data Controller (below the “Company” or the “Controller”), processes the personal data of the data subjects for the sole purpose of the execution and management of the provision of services, including professional and qualified services, as well as for purposes strictly related to this.
1.3      Data processed
The data processed are the identification and contact data of the supplier’s personnel that the Company is in contact with for the purpose of providing the service regarding the supplier and are necessary for the execution and management of the contractual relationship between the Controller and the Supplier.
1.4      How the data are processed
The personal data are used through electronic means, as well as non-automated instruments.
1.5       Scope of circulation of the data
The data may be used by personnel of the Company that have been assigned a specific role and have been given appropriate operating instructions. The data may also be used by third-party companies providing operational services on behalf of the Data Controller, which act as external data processors under the direction and supervision of the Controller.
The list of the Data Processors is available by sending a request to privacy@ibsa.ch.
1.6      Communication of the data
In addition, the data may also be communicated to the other companies of the group with which specific agreements are in place for the purposes of shared processing, for administrative and accounting purposes and to be used for the same purposes, to public bodies for the fulfilment of legal requirements, as well as to third parties and companies, such as banks, credit institutions and companies strictly linked to the collection of credit; legal and industry-sector consultants; auditors; and companies providing credit recovery, administration and contractual advice. The third parties indicated will act as independent data controllers.
Further information on the names of the individual companies in the group or on the categories of data recipients can be obtained by writing to privacy@ibsa.ch.
1.7      Non-dissemination of the data
The personal data are not disclosed to unspecified recipients.
1.8      Transfer of the data abroad
The personal data can be transferred to foreign countries where branches of our company are based.
1.9          How long the data are kept
The data will be kept for the duration of the entire contractual relationship and in any case up to the statutory and legal time limit in compliance with the rights and the resulting obligations.
1.10       Data Controller
The Controller is the company IBSA Foundation for scientific research with registered office in Via del Piano 6926  Montagnola – Collina d’Oro, Switzerland
1.11       Data Protection Officer
The Company uses does use a Data Protection Officer or DPO.
The DPO can be contacted via the following communication channel: mmemtsa@privintelligent.com
1.12       Rights of the data subject
In relation to the processing of your personal data, you have the right to obtain confirmation at any time of the existence or otherwise of the data held, to be informed about its content and origin, to verify its accuracy and to request the supplementation or correction of the data. You also have the right to request the erasure, transformation into anonymous form or blocking of the data processed in breach of the law, and to object to the processing of the personal data, on legitimate grounds.
Requests should be addressed as follows:
– by e-mail, to: privacy@ibsa.ch
You are reminded that data subjects also have the right to lodge a complaint with the Personal Data Protection Authority if they consider that their rights have not been respected or that they have not received a response in accordance with the law.